BI@WorkCatalogo Istantaneo e Fascicoli: i tuoi archivi disponibili da subito
Chi lavora con archivi aziendali conosce due fatiche quotidiane: la prima è aspettare che un grande archivio venga elaborato prima di poterlo usare; la seconda è ritrovare e tenere insieme documenti che riguardano lo stesso tema ma sono sparsi in cartelle e archivi diversi.
E17® NEXUS risponde a questi due bisogni con due funzioni complementari: il Catalogo Istantaneo, che rende i documenti disponibili da subito, e i Fascicoli, che ti permettono di raggruppare e mettere a fuoco solo i documenti che ti interessano.
Catalogo Istantaneo: i documenti disponibili da subito
Quando colleghi un archivio a E17 NEXUS, normalmente ci si aspetterebbe di dover attendere la fine dell’indicizzazione — l’elaborazione che, su archivi grandi (anni di storico, PDF scansionati da passare in OCR), può richiedere parecchio tempo.
Con il Catalogo Istantaneo questo non accade. Una scansione veloce dell’archivio costruisce immediatamente l’inventario dei documenti: li vedi, li sfogli e li cerchi per nome, cartella o anno fin da subito, mentre l’indicizzazione semantica completa procede in background.
Subito disponibile, comprensione progressiva
È importante distinguere due momenti, perché E17 NEXUS lo fa in modo trasparente anche nell’interfaccia:
| Subito (catalogo) | A indicizzazione completata |
|---|---|
| Elenco completo dei documenti dell’archivio | Ricerca semantica su tutto l’archivio |
| Ricerca per nome, cartella, anno | Risposte AI che attraversano più documenti |
| Azioni puntuali sul singolo documento (apertura, lettura, analisi) | Confronti incrociati e sintesi sull’intero corpus |
Nell’elenco documenti la differenza è visibile a colpo d’occhio: i file già indicizzati hanno un bordo continuo, quelli ancora in coda di elaborazione hanno un bordo tratteggiato.
Cosa puoi fare con i file non ancora indicizzati
I documenti con bordo tratteggiato sono già sfogliabili e azionabili singolarmente: puoi aprirli, leggerli e farli analizzare a E17 NEXUS come singolo file. Quello che non possono ancora fare è entrare nelle risposte che attraversano più documenti: per la ricerca semantica e i confronti su tutto l’archivio devono prima essere stati indicizzati (bordo continuo).
In pratica: l’inventario è immediato, la comprensione profonda matura progressivamente. Non resti mai fermo ad aspettare.
Fascicoli: la tua organizzazione personale dei documenti
Un archivio aziendale ha una struttura decisa dall’amministratore. Ma il modo in cui tu lavori spesso attraversa quella struttura: un cliente, una gara, un progetto possono avere documenti distribuiti su cartelle e archivi diversi.
Un Fascicolo è un’etichetta personale che applichi tu a singoli file e a intere cartelle, anche provenienti da archivi differenti. È il modo per costruire la tua vista sui documenti, senza spostare né duplicare nulla.
Come funziona
Quando selezioni uno o più Fascicoli, E17 NEXUS restringe automaticamente sia l’elenco dei documenti sia le risposte dell’AI ai soli file contenuti in quei Fascicoli:
- la ricerca a catalogo mostra solo i documenti dei Fascicoli scelti;
- le risposte AI usano solo quei documenti, anche quando appartengono ad archivi diversi;
- anche le fonti citate nelle risposte provengono esclusivamente dallo scope del Fascicolo.
La risoluzione è live: se aggiungi un file dentro una cartella già inclusa in un Fascicolo, quel file entra da solo, senza dover rifare nulla.
Selezione multipla e filtri
- Puoi attivare più Fascicoli insieme: vale l’unione, quindi vengono inclusi i documenti di tutti i Fascicoli scelti.
- Puoi combinarli con i filtri documenti: in quel caso vale l’intersezione, cioè i file devono appartenere ai Fascicoli e rispettare i filtri.
- La selezione resta attiva finché non la togli, anche dopo una nuova chat o un riavvio.
Esempi pratici
I Fascicoli li costruisci tu: crei l’etichetta e ci aggiungi a mano i file e le cartelle che ti interessano. Una volta pronti, basta attivarli.
- Crei il Fascicolo Cliente Rossi e ci aggiungi i contratti e le offerte che lo riguardano, anche se archiviati in cartelle e archivi diversi.
- Attivi il Fascicolo Gara 2026 e chiedi a E17 NEXUS di riassumere i requisiti tecnici di quei soli documenti.
- Selezioni il Fascicolo Bilanci per vedere a catalogo solo quei documenti.
Insieme: velocità e messa a fuoco
Le due funzioni si completano. Il Catalogo Istantaneo ti dà accesso immediato anche ad archivi enormi, senza attese. I Fascicoli ti permettono di ritagliare, dentro quel patrimonio, esattamente l’insieme di documenti che ti serve per un cliente, una pratica o un progetto — e di farci lavorare l’AI in modo mirato e verificabile.
Il risultato è un modo di lavorare più diretto: non aspetti che tutto sia pronto per iniziare, e quando lavori lo fai solo sui documenti giusti.
A chi è utile
- Studi professionali (legali, commercialisti, notai): un Fascicolo per cliente o per pratica, con accesso immediato anche all’archivio storico.
- Uffici tecnici e gare: raggruppare capitolati, manuali e documenti di una commessa, ovunque siano.
- Amministrazione e direzione: consultare subito anni di archivio senza aspettare l’elaborazione completa.
Conclusione
Catalogo Istantaneo e Fascicoli rispondono a due esigenze concrete di chi lavora con tanti documenti: non aspettare e non disperdere. Insieme rendono il patrimonio documentale aziendale immediatamente utilizzabile e facile da mettere a fuoco, mantenendo le risposte dell’AI sempre ancorate ai documenti reali e alle loro fonti.
Prenota una demo e scopri come E17 NEXUS rende i tuoi archivi disponibili da subito e organizzabili a modo tuo.
