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Ogni azienda produce e conserva una grande quantità di documenti: contratti, offerte, fatture, manuali, procedure, report, verbali, presentazioni e file tecnici.

Il problema è che spesso queste informazioni sono distribuite in cartelle diverse, formati diversi e archivi difficili da consultare rapidamente.

E17® NEXUS aiuta a trasformare questo patrimonio documentale in risposte operative, interrogabili in linguaggio naturale.

Dal documento alla domanda

Nel lavoro quotidiano non sempre serve aprire un file intero. Spesso serve trovare una risposta precisa.

Per esempio:

• qual è la clausola di recesso in un contratto
• quale procedura interna regola una determinata attività
• quali documenti citano un cliente o un progetto
• quali scadenze emergono da una serie di file
• quali differenze ci sono tra due versioni di un documento

E17® NEXUS permette di porre queste domande direttamente alla piattaforma, invece di cercare manualmente tra file e cartelle.

Come vengono preparati i documenti

Per rendere i documenti interrogabili, E17® NEXUS li analizza e li indicizza.

Questo processo può includere diverse fasi:

• lettura del contenuto testuale
• estrazione del testo da PDF e immagini tramite OCR
• trascrizione di contenuti audio
• suddivisione dei documenti in sezioni consultabili
• creazione di indici semantici per trovare contenuti rilevanti

Il risultato è un archivio che può essere interrogato non solo per parole chiave, ma anche per significato.

Risposte basate sul contenuto aziendale

Quando l’utente fa una domanda nella modalità Database Aziendale, E17® NEXUS cerca nei documenti selezionati le informazioni più pertinenti.

La risposta viene costruita usando il contenuto trovato, con l’obiettivo di ridurre risposte generiche o non collegate ai file reali.

Esempio

Invece di chiedere genericamente “come si gestisce un reclamo cliente?”, l’utente può chiedere:

“Qual è la procedura interna per gestire un reclamo cliente secondo i documenti aziendali?”

In questo caso il valore non è solo nella capacità linguistica dell’AI, ma nel collegamento con la documentazione interna.

Perché è utile per le PMI

Nelle piccole e medie imprese la conoscenza è spesso distribuita tra persone, cartelle condivise e documenti storici.

Questo rende difficile trovare rapidamente informazioni quando servono.

E17® NEXUS può aiutare a:

• ridurre il tempo di ricerca dei documenti
• recuperare informazioni già presenti ma poco accessibili
• supportare nuovi collaboratori nella consultazione delle procedure
• migliorare la continuità operativa quando una persona non è disponibile
• rendere più ordinata la conoscenza aziendale

Non solo ricerca: anche sintesi e confronto

Una volta trovate le informazioni, l’AI può aiutare anche a rielaborarle.

Può produrre sintesi, elenchi di punti chiave, confronti tra documenti, bozze operative e spiegazioni più semplici per utenti non tecnici.

Questo rende E17® NEXUS utile non solo per trovare un file, ma per trasformare il contenuto del file in lavoro pronto all’uso.

Conclusione

I documenti aziendali contengono già molte delle risposte che servono ogni giorno.

Il problema è renderle accessibili nel momento giusto.

E17® NEXUS nasce per collegare l’intelligenza artificiale agli archivi interni e permettere alle persone di interrogare la conoscenza aziendale con domande semplici.

Prenota una demo e prova E17® NEXUS sui documenti della tua azienda.